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Hr Analytics

Was bedeutet HR-Analytics?

HR-Analytics, auch Workforce Analytics oder People Analytics, bezeichnet die systematische Auswertung und Analyse HR-bezogener Daten. Meist erfolgt die Auswertung IT-gestützt mittels spezieller Kennzahlentools/Analysetools. HR-Analytik stellt eine Schnittstellentechnik dar, die das Zusammenwirken unterschiedlicher Unternehmensbereiche erfordert (z. B. Personalwesen, Management, IT und Unternehmenskommunikation). Quantitative und qualitative Daten aus dem Personalwesen werden mit Unternehmensdaten in Beziehung gesetzt und auf der Grundlage von Hypothesen analysiert. Dadurch lassen sich die Auswirkungen von HR-Prozessen auf die Unternehmensergebnisse und die Unternehmensorganisation darstellen und interpretieren. Big Data, also große Datensätze, können auf bestimmte Muster untersucht werden, um Tendenzen und Zusammenhänge zu erkennen und Vorhersagen für künftige Entwicklungen abzuleiten (Predicitve Analytics), z. B. Vorhersagen zur Kündigungswahrscheinlichkeit von Mitarbeitern oder zum Bewerbererfolg. Auf Basis dieser Analysen lassen sich potenzielle Handlungsoptionen erarbeiten. Die Daten können sich prinzipiell auf unterschiedliche Ebenen beziehen: die Unternehmensebene, Teamebene, Abteilungsebene und Individualebene.

Ziele der Nutzung von HR-Analytics

HR-Analytics bietet eine datengestützte Entscheidungsgrundlage für strategische Management-Entscheidungen. Die Ebene der erfahrungsbasierten, intuitiven Entscheidung wird dabei um eine weitere informationelle Ebene ergänzt. Ziel von HR-Analytics ist vor allem die Optimierung von Entscheidungsprozessen und HR-Kernfunktionen wie z. B. Personalgewinnung und Recruiting, Mitarbeiterperformance, die Ausgestaltung von Incentives und die Entgeltgestaltung. Aussagekräftige Kennzahlen und Auswertungen von Datensätzen unterstützen Entscheider dabei, Zusammenhänge und Entwicklungswahrscheinlichkeiten zu erkennen, um Maßnahmen rechtzeitig und zielgerecht zu planen – beispielswiese, indem auf Basis von Daten zum Kommunikationsverhalten von Mitarbeitern Kündigungsprognosen getroffen oder bevorstehende Fluktuationen erkannt werden. Wird frühzeitig für Ersatz gesorgt und die Vakanzzeit dadurch minimiert, erspart sich das Unternehmen Konsequenzen wie Produktivitätseinbußen durch die unbesetzte Stelle oder die Notwendigkeit von teuren Überstunden seitens vorhandener Mitarbeiter. Auch im Recruiting kommen HR-Daten zum Einsatz, insbesondere um den Bewerbererfolg vorauszusagen oder den Recruiting-Prozess zu optimieren. Liegen dem Unternehmen Daten zu erfolgserprobten Recruiting-Kanälen für eine spezifische Stelle vor, können diese im Bewerbungsprozess gezielt genutzt werden, um Bewerberaufkommen und -passung zu erhöhen. Unternehmen, die HR-Kennzahlen systematisch erheben und nutzen, sollten darauf achten, Regelungen zum Datenschutz einzuhalten.

In welchen Bereichen kommen HR-Analytics zum Einsatz?

HR-Metrics kommen in verschiedenen Bereichen zum Einsatz:

  • Personalstruktur/Belegschaftsprofil: Daten zur Personalstruktur können Hinweise zur Zusammensetzung der Belegschaft bzgl. unterschiedlicher Kriterien bieten, z. B. zur Altersstruktur, zum Männer-/Frauenanteil, zur Dauer der Betriebszugehörigkeit, Arbeitszeit, Qualifikationsstruktur, zum Führungskräfteanteil oder zur Auszubildendenquote. Anhand der Qualifikationsstruktur lässt sich beispielsweise beurteilen, ob die vorhandenen Qualifikationen in ihrer Verteilung den Anforderungen entsprechen. Daten zur Altersstruktur können Indikatoren für bevorstehende Ausscheidungen von Mitarbeitern darstellen und z. B. die Notwendigkeit von Maßnahmen zum Know-how-Transfer im Rahmen des Nachwuchsmanagements verdeutlichen.
  • Verhaltensvorhersage: Wie oben beschrieben, lassen sich Daten zum Kommunikationsverhalten für Kündigungsprognosen nutzen. In der Personalakquise kommen Einstellungsalgorithmen zur Vorhersage der Erfolgschancen von Bewerbern zum Einsatz. Daten zum Mitarbeiterverhalten in berufs- oder aufgabenspezifischen Situationen finden Verwertung, um die Eignung von Mitarbeitern für bestimmte Aufgaben einzuschätzen.
  • Zusammenarbeit: Wie gut funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern? Über Datenauswertungen aus dem sozialen Intranet beispielsweise, lässt sich einschätzen, wie effizient der Wissenstransfer funktioniert und wie gut die Mitarbeiter abteilungs- und teamübergreifend vernetzt sind.
  • Mitarbeiter-Performance: Die Messung der Mitarbeiter-Performance ermöglicht es, Leistungsdefizite und Verbesserungspotenziale aufzudecken, um Rahmenbedingungen und Prozesse leistungsförderlich zu gestalten. Anreizsysteme (z. B. für den Vertrieb) können mithilfe von Performance-Kennzahlen motivationsförderlich ausgestaltet werden. Performance-Kennzahlen sind beispielsweise der Profit pro Mitarbeiter, Kosten pro Mitarbeiter oder Überstunden.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Ein klassisches Instrument zur Beurteilung der Mitarbeiterzufriedenheit ist die Mitarbeiterbefragung. Dabei können sowohl quantitative als auch qualitative Zufriedenheitsfaktoren berücksichtigt werden. Indikatoren für die Mitarbeiterzufriedenheit sind zum Beispiel die Fluktuationsquote, Eigenkündigungsquote, Kranken- und Fehlerquote, die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit oder das Stresslevel von Mitarbeitern.
  • Mitarbeiterbindung: Eine Grundlage für das Retention Management bieten bestimmte Kennzahlen und Indikatoren, die auf den Grad der Mitarbeiterbindung hinweisen und ggf. Rückschlüsse auf die Gründe für die Bindungsintensität zulassen. Mögliche Indikatoren sind die Fluktuationsrate, die Absentismusquote, die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit pro Jahr, die Zahl der internen Stellenbesetzungen, Mitarbeiterempfehlungen und Verbesserungsvorschläge, das Vorhandensein von Sozialleistungen und betrieblicher Altersvorsorge sowie der Mitarbeiter-Commitment-Index.

 

Kennzahlen im Bewerbungsprozess: Recruiting-Analytics

Recruiting-Kennzahlen können dazu eingesetzt werden, um den Recruiting-Prozess und die Bewerberauswahl zu optimieren. Recruiting-Analytics geben beispielsweise Hinweise auf die Fragen, welche Recruiting-Kanäle die meisten Bewerber liefern (Bewerberquote je Kanal), über welche Job-Portale die meisten Einstellungen generiert werden, wie hoch die Resonanz der eigenen Karriereseite ist oder wie hoch die Reichweite der Stellenanzeige sein sollte, um eine zuverlässige Stellenbesetzung zu ermöglichen. Wichtige Parameter sind dabei:

  • Die Time-to-Fill gibt an, wie schnell eine Vakanz besetzt werden kann.
  • Die Time-to-Interview ist der Zeitraum zwischen der Meldung des Stellenbedarfs und dem Bewerbungsgespräch.
  • Die interne Feedbackzeit gibt an, wie lange es dauert, bis der Recruiter sein Feedback zu einem Bewerber gibt.
  • Als Cost-per-Hire bezeichnet man die Kosten pro erfolgter Einstellung.
  • Die Cost-per-Application sind die Kosten pro Bewerbung bzw. diejenigen Kosten, die anfallen, um eine bestimmte Anzahl an Bewerbungen zu generieren.
  • Die Cost-of-Vacancy sind die Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht (z. B. durch Umsatz- oder Produktivitätseinbußen).
  • Die Kennzahl Bewerbungen je Quelle beschreibt die Anzahl der eingehenden Bewerbungen je Recruiting-Kanal.
  • Die Kennzahl Bewerbungen nach Mitarbeiterempfehlungen bezieht sich auf den Anteil der Bewerbungen, die durch Mitarbeiterempfehlungen erfolgt sind.
  • Die im Zuge von Active Sourcing Maßnahmen eingegangenen Bewerbung geben Auskunft über den Active Sourcing Erfolg.
  • Die Offer-Rate ist die Anzahl der erfolgten Stellenangebote.
  • Die Offer-Acceptance-Rate ist definiert als das Verhältnis von Vertragsangeboten zu erfolgreichen Einstellungen.
  • Der Einstellungserfolg nach Quelle ist der Anteil der erfolgreichen Einstellungen nach Recruiting-Kanal.
  • Als Retention Rate bezeichnet man den prozentualen Anteil der Neueinstellungen, die nach der Probezeit im Unternehmen verbleiben.
  • Weitere Recruiting-Kennzahlen sind u. a. Klickzahlen wie Klicks auf die Stellenanzeigen und die Karriereseite, die Anzahl der ausgefüllten Bewerbungsformulare und Einladungen zum Vorstellungsgespräch oder die Anzahl der Interviews pro Bewerber.

Fazit

HR-Analytics bieten eine datengestützte Grundlage für Management- und Personalentscheidungen. Eine Analyse von Vergangenheitsdaten hilft dabei, bestimmte Muster und Zusammenhänge zu erkennen, um Vorhersagen zu treffen und Maßnahmen frühzeitig zu implementieren. Die Kennzahlen können in verschiedenen Bereichen zum Einsatz kommen, z. B. in der Personalakquise, zur Beurteilung der Mitarbeiter-Performance, der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Die systematische Erhebung und Auswertung von Recruiting-Analytics bietet Möglichkeiten zur Optimierung des Recruiting-Prozesses und der Bewerberauswahl, zum Beispiel indem erfolgserprobte Recruiting-Kanäle oder Jobportale ausgewählt werden.