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Google Hire: Vorstoß auf den Recruiting-Markt

Google Hire: Das Applicant Tracking System des Internetriesen

Jetzt ist es offiziell: Nachdem Google mit „Google for Jobs“ und der „Google Cloud Jobs API“ in den Bereich der Jobsuche einstieg, wagt der Suchmaschinen-Gigant mit dem Launch von Google Hire nun einen Vorstoß in die E-Recruiting-Szene. Mit diesem Schritt baut Google seinen Enterprise- und Cloudbereich weiter aus.
Das Tool basiert auf den Funktionen von G Suite wie Gmail, Google Kalender oder dem Videokonferenzdienst Google Hangouts – alles Features, die für Recruiter kein Fremdwort darstellen: Für die Terminierung von Bewerbungsgesprächen, das Versenden von Bewerbermails oder das Führen von Videointerviews finden diese Funktionen unter Personalern schon länger Verwendung. Mit dem neuen Applicant Tracking System will Google seinen G Suite Kunden eine noch effizientere Nutzung der Funktionen für ihr Bewerbermanagement ermöglichen. Viele von Googles G Suite Kunden besitzen weder ein ATS noch eine anderweitige E-Recruiting-Solution. Diejenigen, die ein E-Recruiting-System nutzen, arbeiten darin mangels Integration parallel zu den G Suite Apps. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen in den USA soll Hire eine Lösung für das Bewerbermanagement darstellen, um durch Standardisierung Geld, Zeit und Ressourcen zu sparen. Unter den Early Adopters sind bereits über 100 Kunden aus den unterschiedlichsten Bereichen, darunter zum Beispiel ein Pizzaauslieferer, Immobilienunternehmen und einige Tech-Startups aus Silicon Valley.

Wie will Google Hire den Recruiting-Prozess vereinfachen?

Mit der neuen Recruiting-App will Google vermeiden, dass G Suite Nutzer für ihr Bewerbermanagement zwischen verschiedenen Tools oder Apps hin und her wechseln und mehrere Browserfenster parallel öffnen müssen. Stattdessen soll Hire ein ganzheitliches Bewerbermanagement im Zusammenspiel mit den G Suite Apps ermöglichen. Dafür sind in Hire neue Funktionen angelegt, z. B. Kommentarfunktionen für Feedback unter Recruitern, Direktaktionen (z. B. Kandidatenabsage) und customizierbare E-Mail-Templates zur Bewerberkommunikation, Funktionen zur Publikation von Stellenanzeigen oder zum Kandidatentracking. Informationen über die Kandidaten einschließlich der angehangenen Dokumente (Lebensläufe etc.) werden im Kandidatenprofil gespeichert. Mithilfe einer Parsing-Funktion können die CV-Daten automatisch im Profil übernommen werden. Im Kandidatenprofil wird Hire-Nutzern eine „Aktivitäten-Timeline“ angezeigt, die den Bearbeitungsstatus und alle Aktivitäten zum entsprechenden Bewerber visualisiert. Auch die Kommentare zwischen Recruitern und Personalentscheidern sind im Profil sichtbar – jedoch mit der Option, diese verbergen zu lassen. Direkt im Kandidatenprofil erfolgt automatisch eine Google-Suche nach Hintergrundinformationen zum Kandidaten. Die gefundenen URLs (z. B. Profile in LinkedIn, Stack Overflow oder GitHub) können gespeichert und im Kandidatenprofil übernommen werden. Die Profile abgelehnter Kandidaten können in der Datenbank – quasi ein Talentpool – übernommen und mittels „Candidate discovery search“ für passende Vakanzen wiedergefunden werden.

Google selbst nennt in seinem Blog exemplarisch drei Funktionen von Hire:
• Recruiter kommunizieren per Gmail oder Hire mir Kandidaten. Die E-Mails werden dabei automatisch synchronisiert.
• Mit Hire terminieren Recruiter Bewerbungsinterviews und erhalten dazu Einblick in die Terminkalender (Google Kalender) der Interviewer.
• In Hire können Recruiter die Kandidaten-Pipeline tracken und die Daten mit Sheets (Google Tabellen) analysieren.

Bewerbermanagement mit G Suite

Google Hire verspricht ein effizienteres Bewerbermanagement für G Suite Nutzer: Durch Gmail Sync werden recruitingbezogene E-Mails aus Gmail in Hire übernommen und umgekehrt. Ein Gmail Add-on (derzeit noch in der Beta-Phase) ermöglicht es, dass Kandidateninformationen aus Hire in Gmail angezeigt werden, so dass der Nutzer für diese Informationen nicht in Hire zurückswitchen muss. Ist noch kein Profil des Kandidaten in Hire hinterlegt, kann dies in Gmail über den „Add New Candidate“-Button geschehen. Die Funktion Google Calendar Sync dient zur Synchronisation von Terminen und verfügbaren Kapazitäten: Im Google Kalender hat der Nutzer eine Übersicht über alle Interviewtermine, die verfügbaren Interviewer und Räume. In der Kalenderübersicht kann er einen Interviewtermin festlegen und überprüfen, welche Interviewer für diesen Zeitraum zur Verfügung stehen und welche Räumlichkeiten verfügbar sind. Über ein Drop-Down-Menü lässt sich der Interviewtyp (z. B. Telefoninterview, Vor-Ort-Interview) definieren. Die Rahmeninformationen sendet der Nutzer per Mausklick an die Interviewer, die in einer kurzen Nachricht informiert werden. Haben die Interviewer den Termin bestätig, löst ein Klick auf den Button „Invite Candidate“ eine Benachrichtigung des Kandidaten aus. Die Zusage des Kandidaten wird im Kalender registriert. Nach dem Interview haben Recruiter die Möglichkeit, Feedback zum Kandidaten zu geben. Dafür gibt es eine customizierbare Rating-Funktion und eine Kommentarfunktion. Die Kommentare werden im Kandidatenprofil angezeigt.

 

Fallstrick Datenschutz: Hält Google Hire Datenschutzbedenken stand?

Der Einstieg von Google in den Recruiting-Markt wird sich wohl vorerst auf den US-amerikanischen Raum beschränken. Und auch sonst ist der Nutzerkreis aktuell begrenzt: Das Tool richtet sich an G Suite Kunden, die für die Nutzung von Hire eine zusätzliche Gebühr zahlen – der Preis soll von der Unternehmensgröße abhängen. Konzipiert ist Hire außerdem für kleine und mittlere Unternehmen mit 1.000 Arbeitnehmern oder weniger. Kaum hat sich die Nachricht über den Launch von Google Hire verbreitet, kommen bereits erste Datenschutzbedenken auf. Ein Grund dafür ist, dass die Anmeldung auf der Plattform mit dem privaten Google-Konto erfolgt. Das wirft die Fragen auf, in welchem Ausmaß persönliche Daten getrackt werden können, was mit den Daten geschieht und ob diese – ohne hier spekulieren zu wollen – an mögliche Arbeitgeber weiterverkauft werden. Wird mit dem neuen Tool und der Marktmacht von „Datenkrake“ Google das Zeitalter des gläsernen Bewerbers eingeleitet? Google dementiert mit der Aussage, dass lediglich die Informationen an Arbeitgeber weitergegeben werden, die ein Bewerber freiwillig abgegeben hat. Inwieweit die Daten google-intern ausgewertet werden (z. B. für Matchings), ist unklar. Klar ist, dass Hire sensible personenbezogene Daten verwendet und verwertet. Dass Google ein angeknackstes Image in puncto Datenschutz hat, zeigt sich zum Beispiel an der datenschutzrechtlichen Kritik gegenüber Gmail: Der E-Mail-Dienst durchsucht die E-Mails seiner Nutzer automatisiert und blendet kontextbezogene Werbung ein. Erst 2016 erhielt Google zwei Abmahnungen durch die Verbraucherzentrale Bundesverband für unzulässige Klauseln in der Datenschutzerklärung. Gerade im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten sollten Unternehmen aufmerksam sein, um nicht gegen die strengen Datenschutzregeln hierzulande zu verstoßen. So sieht das deutsche Recht beispielsweise vor, dass Bewerberdaten unbefugten Dritten nicht zugänglich gemacht werden dürfen – etwa, indem bei der digitalen Speicherung einer Bewerbung kein Schutz durch Zugriffsrechte gewährleistet wird. Für die Aufbewahrung der Bewerberdaten gelten limitierte Aufbewahrungsfristen. Sollten Arbeitgeber die Daten länger aufbewahren wollen, um Kandidaten im Talentpool zu speichern, ist eine (schriftliche) Einwilligung des Betroffenen erforderlich. Bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems sollten Unternehmen das Thema Datenschutz und Serversicherheit daher nicht außer Acht lassen. Gerade Deutschland ist für seine vergleichsweise strikten Datenschutzregelungen bekannt. Einen der größten Vorteile von Hire – die intuitive Bedienbarkeit und schnelle Bewerberkommunikation – bieten auch entsprechende E-Recruiting-Tools auf dem deutschen Softwaremarkt.

Fazit

Mit Google Hire wagt der Suchmaschinenriese Google einen Vorstoß auf den Recruiting-Markt: G Suite Apps wie Gmail, Google Kalender oder Sheets interagieren dabei nahtlos mit Hire, so dass Recruiter, die die G Suite bisher ohnehin für das Bewerbermanagement genutzt haben, weiterhin mit den Apps arbeiten können. Das Neue daran: Hire bietet zusätzliche Möglichkeiten, um das Recruiting effizienter zu gestalten, z. B. Trackingfunktionen oder die Synchronisation mit Gmail. Bisher ist das Produkt lediglich für G Suite Nutzer auf dem US-amerikanischen Markt verfügbar. Ob Hire auf dem deutschen Markt aufgrund der Datenschutzregelungen eine Chance hätte, ist unklar: Hierzulande steht Google bei Datenschutzexperten bereits wegen des E-Mail-Diensts Gmail in Kritik. Google Hire wird weitere datenschutzrechtliche Fragestellungen aufwerfen – schon allein deshalb, weil sich Nutzer für die Plattform mit ihrem privaten E-Mail-Konto anmelden müssen.

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